ژباړه: شفیق الله عمران

دا ډیره ساده او اسانه ده چې هغه غونډې بی ارزښته او ناکاره وګڼې چې د بل چا لخوا تنظیم او پر مخ وړل کیږی، خو آیا کله مو فکر کړي دی چې آیا ستاسی غونډي اغیزمنی او ګټوري دی؟ لاندي مهم ټکې به له تاسو سره مرسته وکړي چې کله د خپلې غونډی خبر ملګرو او همکارانو ته ورکوۍ نو د وخت د ضایع کیدو او سر دردی اندیښنه به ورسره نه وی.

1- باید پوه اوسي چې ولی غونډه راغواړي:

د نوی او عصری سیستم لپاره غونډی او جلسی یو اړین عنصر ګڼل کیږی، خو په خواشینۍ سره چې ټول اړین عناصر یو ډول او برابر ندی، حتې ځینی یې بی هدفه او صرف د تشریفاتو له مخې د وخت او کاغذ د مصرف لپاره دی.
مه پریږدۍ چې ستاسی غونډی او جلسی د تشریفاتو او مصرفی جلسو په ډله کې راشی. مخکې تر دی چې خلک دعوت کړۍ، پنځه دقیقی وخت دی ته ورکړۍ چې ولی غواړۍ خلک دعوت کړۍ او د څه لپاره باید له تاسو سره خپل وخت مصرف کړي، تقریباْ په لسو ټکو کې یې دلایل ولیکۍ او د میز پر څنډه یې یوی خواته کیږدۍ، تقریباْ یو ساعت وروسته یې راواخلۍ او بیا یې تر نظر تیر کړۍ که فکر مو کاوه چې څه پکی باید بدلون ومومی نو لاس په کار شۍ او اړین بدلون پکی راولۍ کنه نو مخکې لاړ شۍ او دعوت نامه ولیږۍ (په اوسنۍ ډیجیټل سیسټم کې ډیري دعوت نامی د بریښنالیک له لاری لیږل کیږی، نو کولاۍ شۍ چې د دعوت بریښنالیک اړونده کسانو ته ولیږۍ).

2- باید پوه اوسې چې له غونډي د څه عمل توقع لری:

غونډي او جلسې خلک د خپلو ورځنیو کارونو راوباسی او په یو تړلي او تر اغیز لاندی چاپیریال کې یې بندوي، د یو تنظیموونکې په توګه د حاضرینو توجه تاسی ته ده، نو اوس دا په تاسی پوری اړه لري چې څنګه په ځیرکتیا سره کولاۍ شۍ چې د توجه څخه یې ګټه واخلۍ. که یوه شیبه هم غفلت وشی او بی توجهی دی وکړه نو پوه شه چې د خلکو وخت دی برباد کړو او د غوندي هدف دي له منځه یووړ.

د نورو وخت له منځه مه وړه او پر ځای یې د غونډي تر پیلیدو مخکې څو دقیقي ددی پوښتنو پر ځوابولو مصرف کړه چې “د غونډي په پای کې د ګډونوالو څخه د څه کولو توقع لري؟” کوښښ وکړه چې ځواب یې په لسو او یا تر هغې هم لږو ټکو کې د ځانه سره پیدا کړی.

باید داسی فکر وکړو که هغه څه چې بل ته یې ورکول غواړو، که بل یې مونږ ته راکړې نو باید څومره ساده او آسانه وی نو همدومره یې باید اسانه او ساده انتقال کړو، کنه نو هر یو به په تشویش کې وی او خپل ذهن به په کار اچوي تر څو اړینی او اټکل شوی نتیجې لاسته راوړی.

3– هر وخت د غونډی راغوښتلو ته اړتیا نشته:

بریښنایې پیغام وړونکي سیسټم په یوه اداره کې د غونډی لپاره د کارکوونکو او خلکو راغوښتلو او چارو تر سره کولو کار ډیر اسان او ساده کړی دی. خو په هر حالت کې دا یو ښه انتخاب نشی کیدی.

که اړتیا وی چې د یوه او یا هم دوه ګډونوالو سره د خبرو اترو اړتیا وی نو کولاۍ شې چې د هغه/هغوۍ شعبی یا میز سر ته ورشی او موضوع ورسره شریکه یا وڅیړی، نو دا چاره به په لږ وخت نیولو سره ډیر موضوعات تر پوښښ لاندی راولی او همدا رنګه به د اعتماد او هوډ یو ښه چاپیریال رامنځته کړي.

هیره مو نشی که تاسی بل مصروفیت لرۍ د بریښنایې ټکنالوژی پر مټ کولاۍ شۍ چې ورته یو شخصی پیغام (مسیج) ولیږۍ.

4- یو څوک وګمارۍ چې د غونډي/ جلسې یادداشت ونیسی:

د یو عمل یا کار ترسره کولو قدرت د نړۍ د بدلولو قدرت دی، کیداۍ شې ستاسی په آند سمه نه وی خو د نوی کاري سیسټم په غونډو سره واقعاْ چې دا یو قدرت دی. د غونډی تنظیموونکي په ټوګه ځان ډاډمن کړه چې دا قدرت ستا په لاسو کې او یا د هغه چا سره دی چې ته پری باور لري.

ډیری د غونډو تنظیمونکي پدی ویلو سره چې ګویا د غونډو یادداشت نیول ” سکرتریت، منشی توب او یا هم کاغذ پرانی ده” په ویلو سره د غونډو د یادداشت نیولو سره مخالفت ښايې. خو د غونډو یادداشت نیولو د غونډو په متوقعه نتایجو، هغه څه چې موافقه پری وشوه او هغه څه چې تصمیم پری ونیول شو، یو دایمی ثبت یې ساتل کیږی. د غونډو یادداشت په خپله او یا هم د هغه چا پواسطه د ټولو سره شریک کړۍ چې باور پری لرۍ.
پام مو وی چې هغه څه چې پر میز د غونډو په جریان کې ویل کیږی ټول باید یادداشت نشی، یوازی هغه اړین کارونه، موارد او مسایل چې موافقه او تصمیم پری ونیول شو باید یادداشت شی.

5- د غونډي د نظم اصول وضع کړۍ:

په ټولو لویو او کوچنیو غونډو کې خلک بحث کوی تر څو موخه یا موخی لاسته راشی. په یوه کامله نړۍ کې خلک بدون لدي څخه چې ورته وویل شی، ځانونه تنظیموی، هر څوک د یو بل وخت ته احترام کوي، نظریات په منظم شکل وړاندی کیږې، عملی کیدونکی موضوعاتو باندی موافقه کیږی، او ډله مخ پر وړاندی ځی او پر نوی موضوع کار کوی.

خو په حقیقی نړۍ کې داسی نده، دا چې منظم اوسو او سم پر لاره برابر شو نو یو څه اصولو او مقرراتو ته اړتیا ده. لازمه نده چې باید د رابرټ د نظم هغه قبول شوی اصول او مقررات مراعت کړو، صرف دومره باید پوه شو چې هغه حقیقی مقررات چې د هغې پر مټ وکولای شو یوه غونډه په منظمه توګه ترسره کړو مراعت کړو. کچیری ستاسی اداره د نظم اصول او مقررات نلری نو یو څه مهم د نظم مقررات او اصول جوړ کړه او د نورو سره یې شریک کړه.

ګډوډی رامنځته کیدای شی لیکن باید پرینږدی چې اغیزمنه او مثمره غونډه دی له منځه یوسی.

6- پر ټاکلي وخت پیل، او تر وخت وړاندی پای:

د غونډی د پیل کیدو څخه مخکې د وخت د ضایع کولو ډیری لاری شته دی، خو د وخت لپاره ټاکل شوی چوکاټ په نظر کې نیول اړین دی. کله چې یوه غونډه پلان کوۍ نو د اړتیا څخه زیات وخت په نظر کې ونیسۍ، معمولاً نیم ساعت اضافی وخت په نظر کې نیول به مو ټول د لاسه ورکړی او ضایع شوی وخت جبران کړي. کوښښ وکړۍ چې د پیل په دریو دقیقو کې غونډه پرانیزۍ، کله مو چې خپلې ټاکل شوی موخی ترلاسه کړي نو غونډه پای ته ورسوۍ (د موخو په اړه پورته ۱ او ۲ وګورئ).

په ټوله کې خلک د غونډو د ټاکلي وخت څخه په مخکې خلاصیدو نیوکه نه کوې، خو البته په هغو غونډو چې د پایلې پرته د وخت څخه مخکې پای ته ورسیږی حتماٌ نیوکه کوي.

7- تمرکز ساتل:

په هره غونډه کې ځینې کسان وي چې د غونډې بحث په زړه راښکونکو خبرو سره بل لور ته په مخه کړي، ځینې وختونه دا زړه راښکونکې بحثونه په ټاکل شوي موضوع پوری تړلی وي خو په زیاته کچه هم دا کولاې شی چې په غیر مستقیمه توګه د غونډی پر وخت او بحث تاثیر وکړي او همدارنګه غونډه د خپل ټاکل شوی موخې څخه پر بل لور بیایې چې په پایله کې یې غونډه بې پایلې او بی اغیزی پای ته رسیږی چې یاده چاره د مدیریت له اړخه ډیره بده ګڼل کیږی.

په غونډو کې داسی بی ځایه او اضافی بحثونو ته وخت مه ورکوۍ او په داسی توګه یې مخنیوي وکړۍ چی د غونډي ګډونوالو خوا پری بده نشی او نه هم غونډه ګډه وډه کړې بلکه باید د ګډونوالو پام ځان ته او اصلی موضوع ته راواړول شې، که د یو رهبر او غونډی تنظیمونکې په توګه مو یې مخه ونشوه نیولی نو بیا تاسی په خپل مدیریت کې نیمګړتیا لرۍ.

په لومړيو کې به ځینې ګډونوال له تاسی خوا بدی هم شی خو وروسته به بیا احساس کړي چې دا ستاسې مدیریت او وړتیا وه چې د ګدونوالو د وخت د ضایع کیدو مخه مو ونیوله حتې هغه څوک چې تاسی یې خبرې پری کړی هم له تاسی خوښ وی.

8- په پای کې د ټاکل شویو مواردو عملي کیدو لپاره سپارل:

غونډه پای ته ورسیده، یو څوک راځې او د غونډې خونه پاکوي، نو بیا …. څه؟

د بحث په پاې کې د هغو مواردو لیست راواخلۍ چې په غونډه کې پری هوکړه وشوه، ځینې موارد به يې د ځینو ګډونوالو لخوا په خپله خوښه خوښ شوې چې تر سره یې کړي خو دا نور یې د ګډونوالو د تجربې، دندې اړندتوب او تخصص پر بنیاد هغوۍ ته وسپارۍ چې ترسره یې کړي، او د ټاکل شویو کسانو څخه یو لفظی تایید هم واخلۍ چې دقیق پوه شوی چې څه، څنګه او څه وخت ترسره کړي. بیا هم باید تاکید وشي چې ټول ګډونوال پر یادو مواردو او دندو سپارلو راضی دی.

9- تړونونه تایید کړۍ:

که د غونډې قوت د هغې په ټاکل شویو عملی کیدونکو ټکو کې وی نو اوږدمهاله تاثیرات یې بیا په هغو تړونونو کې وی چې د بحثونو په جریان کې پری موافقه کیږی. یاد تړونونه له دواړو، ټاکل شویو عملی کیدونکو ټکو او ګډونوالو تر منځ راتلونکو خبرو اترو او بحثونو سره مرسته او لار ورته هواروی.

د غونډې په پای کې د غونډی یادداشت وګورۍ چې په کومو ټکو مو سره سلا راغله او کوم موارد مو وسپارل چې باید عملی شی نو دا له تاسی سره مرسته کوې چې په ډیره اسانۍ سره دا تایید کړۍ چې د ستونزو د حل لپاره ګډونوال سره کومی نتیجی ته ورسیدل او په کومو موضوعاتو سره موافقه وشوه. نو ویلې شو چې د ټولو یادداشتونو کتلو، ارزولو او موافقې سره مونږ په حقیقت کې یو تړون منځته راولو او دا تړون مو تایید کړو.
د تړون او موافقې ټکې بد ټکې ندې او په معنې کې سره نیږدی دی، خو ستونزه یې په دقیق استعمال کې ده چې ډیرې وخت یې مونږ سم نه استعماملوو.

10- د موافقو او ورکړل شویو دندو تعقیبول:

یوه عمومې قاعده چې خلک د غونډو غصې، قهر، خفه کوونکې او ترخې خبري نسبت شوی کار او لاسته راوړنو ته ډیر په ذهن کې ساتې، د غونډی د تنظیمونکې په توګه که مونږ د غونډې څخه وروسته د ورکړل شویو دندو او موافقو تعقیب ونکړو نو د یادې منفی قاعدي په قوی کولو او عام کولو کې به مو مرسته کړي وی.
دا چې د غونډي یادداشت مو ټولو ګډونوالو ته ولیږه نو له هر یو سره په یواځې توګه یو څو دقیقی وګوره او کیداي شی کومه پوښتنه ولری نو ورته حل یې کړه، دا یواځې کتنه مو کیدای شی په زړه پوری وې او د راتلونکې غونډې لپاره به مو د ګډونوالو په چلند کې یو لوی او ښکاره توپیر حس کړۍ.
د یو ښه کردار لپاره هیڅ مثبت حرکت بی ګټې ندی.