د یوې جلسې د ټولو بحث وړ اهدافو او موضوعاتو له مخکینۍ طرحې څخه عبارت ده، چې د جلسې کاري پروسه د هغې مطابق مرحله په مرحله مخ ته ځي.
د غونډې اجنډا ترتیبول: preparing the meeting agenda
تقریباً ډېرې غونډې چې له یوې اجنډا پرته ترسره شي چندانې اغېزه نلري، ځکه چې بیا په غونډه کې له هرې خوا څخه بې ترتیبه او غیرې محدودې خبرې کېږي؛ چې هدف او موخې ته په نه پاملرنه پکې غیر مؤثر او غیر مناسب تصمیمونه صورت نیسي، د غونډې د اجنډا تهیه کول او ګډونوالو ته اطلاع ورکول او همدارنګه د اجنډا محتویاتو ته ژمن (متعهد) کېدل په ساده ګۍ سره کولای شي چې د غونډې مؤثریت ته بهبود او انکشاف ورپه برخه کړي.
په اجنډا کې ځای په ځای شوي موضوعات اصلاً د دې غونډې د موضوعاتو لړلیک دی چې په طول د غونډه کې به ورڅخه پیروي کېږي، د غونډې اجنډا باید لنډه، واضیحه، ساده او روښانه وي.
په غونډه کې د بحث کېدونکو مسائیلو د ترتیب یوه مخکینۍ طرحه یا مهال ویش دي چې له مخې یې اصلي غونډه مرحله په مرحله وړاندې ځي او د ترتیبولو په وخت مهم ټکي باید په پآم کې ونیول شي.
د یوې غونډې اجنډا د لاندې محتویاتو درلودونکي وي، خو په دې سره محدوده کېدای نشي:
- د غونډې عنوان (د څه لپاره غونډه نیول کېږي).
- د دایریدو نېټه (دقیقه نېټه باید واضیحه شي).
- د دايریدو ځای (دقیق او مشخص ځای باید مالوم شي تر څو ګډونوال په وخت سره مالوم ځای ته ځان ورسوي).
- په دقیق ډول د غونډې د پیل وخت (غونډه باید په خپل ټاکلي وخت سره پیل؛ تر څو د وخت د ضایع کېدو مخنیوی شوی وي).
- د غونډې د جریان وخت چې څومره وخت به په برکې نیسي مثلاً د سهار له لسو بجو څخه تر ۱۲ بجو پورې.
- کېدای شي د ګډونوالو نومونه هم د اجنډا له محتویاتو څخه وي.
- د غونډې د منشي د نوم ذکر کول.
- د اجنډا د نشرولو نېټه او وخت.
- د تېرې غونډې پر ګټو د یو ځغلنده نظر لپاره وخت ورکول چې دا د اجنډا په سر کې قرار ولري.
- د غونډې پایله، پای او د راتلونکې غونډې لپاره د نېټې ټاکل.
د اجنډا اساسي ټکي څه شي دي:
- د بحث وړ مسایلو ټاکل(تصمیم نیونه).
- اجنډا باید (۷۲ ساعته) مخکې مربوطه برخو ته ولېږل شي.
- د غونډې کډونوالو ته یو ډول اجنډا په واک کې ورکول.
- د معلومو او نامعلومو مسائيلو تفکیک کول.
ترتیبوونکی: سمیع الله امیري
موضوع: د غونډې اجنډا
راتلونکې موضوع: غونډه څه ته وایي؟